E-Mails nach der Umrah-Buchung erklärt

Die E-Mails nach der Buchung Ihres Umrah-Transfers kommen in Etappen, und jede beantwortet eine andere Frage. Der Zahlungsbeleg sagt, dass Geld abgebucht wurde. Die Buchungsbestätigung sagt, dass die Fahrt gebucht ist. Eine Eingangsbestätigung sagt, dass eine Änderungs- oder Stornierungsanfrage eingegangen ist, nicht, dass sie genehmigt wurde. Die E-Mail zur Fahrerzuweisung sagt, wer kommt und mit welchem Fahrzeug. Wenn zwei E-Mails gleich aussehen oder eine zu fehlen scheint, ist das Konto der Maßstab: Es zählt der Status, der dort angezeigt wird.

Dieser Ratgeber richtet sich an die organisierende Person, die oft von zu Hause aus für Eltern oder Verwandte bucht und deren Posteingang sich mit Nachrichten zu mehreren Fahrten gleichzeitig füllt. Er erklärt jede E-Mail in der Reihenfolge, in der sie meist eintrifft, was sie beweist und was nicht, wie Sie eine echte doppelte Buchungs-E-Mail von zwei verschiedenen Fahrten unterscheiden, welche Nachrichten Sie an die Reisenden weiterleiten und wie Sie eine Nachricht erkennen, die nicht von uns stammt. Ein Praxisbeispiel und eine Checkliste schließen den Ratgeber ab.

Die vier E-Mails nach der Umrah-Buchung

Pilgrim Taxi läuft über die Buchungsplattform von Saudi Cab Co, und das System verschickt eine kleine, feste Reihe von E-Mails, während eine Buchung voranschreitet. Wer diese Reihe kennt, kann jede einzelne Nachricht leichter einordnen.

E-Mail	Was sie bedeutet	Was sie nicht bedeutet	Was zu tun ist
Zahlungsbeleg	Ihre Zahlung wurde abgebucht, und es gibt eine vorläufige Anfrage	Dass die Fahrt gebucht ist oder ein Fahrer sie angenommen hat	Aufbewahren; auf die gesonderte Bestätigung warten
Buchungsbestätigung	Das Buchungsteam hat die Fahrt geprüft, sie ist „Bestätigt“	Dass schon ein Fahrer benannt ist	Jedes Detail mit Ihrem Plan abgleichen
Eingangsbestätigung einer Anfrage	Eine Änderungs- oder Stornierungsanfrage ist eingegangen	Dass die Anfrage genehmigt wurde	Das Konto beobachten, bis die Anfrage dort als genehmigt erscheint
Fahrer zugewiesen	Der Fahrt sind ein Fahrer und ein Fahrzeug zugeteilt	Dass sich irgendein Detail der Fahrt geändert hat	Kennzeichen und Hinweise zum Treffpunkt notieren

Die Reihenfolge ist wichtig. Ein Beleg kommt immer vor einer Bestätigung und eine Bestätigung vor der E-Mail zur Fahrerzuweisung. Wer sie in dieser Reihenfolge liest, vermeidet die meiste Verwirrung.

Der Zahlungsbeleg: Geld erhalten, Fahrt noch nicht gebucht

Die erste E-Mail kommt direkt nach der Zahlung. Sie ist ein Beleg, und das System sagt das auch deutlich: Ein Beleg ist nicht dasselbe wie die Annahme durch einen Fahrer, und Sie sollten auf die gesonderte Buchungsbestätigung warten.

Mit der Zahlung sichern Sie eine vorläufige Anfrage. Anschließend prüft das Buchungsteam, ob die Fahrt so wie gesucht bereitgestellt werden kann, einschließlich Fahrzeugklasse, Datum und Uhrzeit in saudischer Ortszeit, Abholort und Ziel sowie Kindersitzen oder einem Rollstuhlbedarf. Der Status sollte sich innerhalb von 1 bis 12 Stunden ändern. Solange er nicht „Bestätigt“ lautet, ist die Fahrt nicht gebucht.

Ein Beleg beantwortet also nur eine Frage: Ist die Zahlung durchgegangen? Für Versicherung, Kostenerstattung oder die Aufteilung der Kosten in der Familie bewahren Sie ihn sicher auf. Unser Ratgeber dazu, was ein Beleg für den Umrah-Transfer und die Buchungsbestätigung jeweils beweisen, erklärt, wie Sie diese Unterlagen nach der Reise nutzen.

Die Buchungsbestätigung: Die Fahrt ist gebucht

Auf die Buchungsbestätigung hat die Familie gewartet. Sie bedeutet, dass der Status „Bestätigt“ lautet und die Fahrt gebucht ist.

Lesen Sie sie als Kontrolle, nicht nur als gute Nachricht. Gleichen Sie sie Zeile für Zeile mit Ihrem eigenen Plan ab:

Abholort und Ziel;
Datum und Uhrzeit in saudischer Ortszeit (UTC+3);
Fahrgäste, aufgeteilt in Erwachsene, Kinder und Kleinkinder;
große Koffer und Handgepäck;
Fahrzeugklasse, angezeigt mit einem Beispielmodell „oder ähnlich“;
Kindersitze oder Rollstuhlbedarf, falls Sie diese angegeben haben;
Flugnummer bei einer Flughafenfahrt.

Stimmt etwas nicht, handeln Sie jetzt und nicht erst am Fahrtag. Online lässt sich nur die Abholzeit ändern, über „Neue Abholzeit anfragen“ im Konto. Für eine genehmigte neue Uhrzeit fällt eine Umbuchungsgebühr von 5 £ an, umgerechnet in die Buchungswährung und dem Betrag hinzugerechnet, der bei der Abholung bar an den Fahrer zu zahlen ist; eine abgelehnte Anfrage kostet nichts. Für einen anderen Abholort, ein anderes Ziel, eine andere Zahl von Fahrgästen oder ein anderes Fahrzeug brauchen Sie das Buchungsteam oder eine neue Buchung plus eine Stornierungsanfrage.

Eingangsbestätigungen: eingegangen heißt nicht genehmigt

Wenn Sie im Konto eine neue Abholzeit anfragen oder eine Stornierung bzw. Erstattung beantragen, zeigt das Konto eine Statusmeldung: „Anfrage eingegangen. Sie bleibt ausstehend, bis das Buchungsteam sie genehmigt.“ Auf eine Stornierungsanfrage folgt außerdem eine Eingangsbestätigung per E-Mail, in der steht, dass die Buchung erst storniert ist, wenn eine Genehmigungsmitteilung ergangen ist.

Diese E-Mail wird am häufigsten falsch verstanden. Familien leiten sie mit „erledigt, ist storniert“ oder „die Uhrzeit ist geändert“ an Verwandte weiter, obwohl beides noch nicht stimmt. Solange das Konto oder eine Genehmigungsmitteilung die Anfrage nicht als genehmigt ausweist:

bleibt die ursprüngliche Buchung unverändert bestehen;
gilt für den Fahrer die ursprüngliche Abholzeit;
gibt es pro Buchung nur eine offene Anfrage jeder Art, eine zweite identische Anfrage beschleunigt also nichts.

Denken Sie auch daran, wie Stornierungen funktionieren. Storniert der Kunde, gelten für Buchungen unsere Stornierungsbedingungen (kostenlose Stornierung mit voller Rückerstattung bis 48 Stunden vor der Abholung; innerhalb von 48 Stunden wird der Anzahlungsanteil des Preises einbehalten). Sagen wir oder der Transportpartner ab oder kann die Fahrt nicht bereitgestellt werden und wird keine geeignete Alternative angenommen, erhalten Sie für die betroffene Fahrt die volle Rückerstattung. Die Einzelheiten stehen in den Stornierungs- und Erstattungsbedingungen von Saudi Cab Co. Eine Eingangsbestätigung ändert keine dieser Regeln; sie hält nur fest, dass die Anfrage existiert.

Die E-Mail zur Fahrerzuweisung: wer kommt und womit

Sie ist meist die letzte der E-Mails nach der Umrah-Buchung und trifft vor der Fahrt ein. Sie enthält das Kennzeichen des Fahrzeugs, Hinweise zu Treffpunkt und Wartezeit sowie einen Link, über den Sie das Fahrzeugfoto sicher in Ihrem Konto ansehen. Sobald ein Fahrer zugewiesen ist, erscheint sein Name auch im Konto.

Am Fahrtag ist diese E-Mail die nützlichste, gehen Sie also sorgfältig mit ihr um.

Was Sie daraus mitnehmen

Das Kennzeichen. So finden Reisende das Auto am belebten Bordstein am schnellsten. Schreiben Sie es in die Nachricht an die Reisenden und auf jedes ausgedruckte Blatt.
Die Hinweise zu Treffpunkt und Wartezeit. Lesen Sie sie vor dem Fahrtag, nicht erst in der Ankunftshalle. Werfen sie Fragen auf, wenden Sie sich schriftlich an das Buchungsteam.
Das Fahrzeugfoto. Sehen Sie es im Konto an. Der Link ist für die sichere Ansicht dort gedacht, beschreiben Sie den Reisenden das Auto also („weißer Van, Kennzeichen …“), statt den Link an eine große Gruppe weiterzuleiten.

Was sie nicht ändert

Diese Nachricht ersetzt nicht die Buchungsbestätigung und ändert weder Abholzeit noch Abholort noch Fahrgäste. Scheint darin etwas von der bestätigten Buchung abzuweichen, prüfen Sie das Konto und fragen Sie beim Buchungsteam nach, bevor Sie den Reisenden etwas Neues mitteilen.

Treffpunkte an Hotels und Flughäfen werden am Fahrtag selbst geregelt. Die E-Mail gibt Hinweise; sie verspricht keinen bestimmten Eingang und keine bestimmte Haltestelle. Vereinbaren Sie den Treffpunkt mit dem Fahrer, sobald Kontakt besteht, und senden Sie einen Live-Standort, wenn das hilft.

Doppelte Buchungs-E-Mail oder zwei verschiedene Fahrten?

Eine doppelte Buchungs-E-Mail bedeutet selten eine doppelte Buchung. Die meisten „Duplikate“ sind eines von vier Dingen:

Zwei verschiedene E-Mails zu einer Fahrt. Beleg und Bestätigung können auf den ersten Blick ähnlich aussehen. Lesen Sie Betreff und erste Zeile: Die eine handelt von der Zahlung, die andere davon, dass die Fahrt gebucht ist.
Zwei Fahrten, die sich ähneln. Eine Familienreise kann vom Flughafen Jeddah (Dschidda) nach Mekka führen und Wochen später von Mekka zum Flughafen Jeddah. Beide Bestätigungen nennen dieselben Namen, dasselbe Hotel und denselben Flughafen. Prüfen Sie Richtung und Datum.
Eine erneut gesendete oder wiederholte Nachricht. Gelegentlich kommt eine Nachricht zweimal an. Sind Buchungsnummer, Datum und Strecke identisch, handelt es sich um dieselbe Buchung.
Zwei Buchungen für eine Fahrt. Das passiert, wenn zwei Verwandte jeweils dieselbe Fahrt buchen. Das ist ein echtes Duplikat, und dafür brauchen Sie das Buchungsteam.

Der Test ist einfach: Vergleichen Sie Buchungsnummer, Datum, Richtung und Uhrzeit. Stimmen alle vier überein, ist es eine Buchung. Unterscheiden sich die Nummern, ist die Fahrt aber dieselbe, haben Sie möglicherweise zwei Buchungen für eine Fahrt.

Stornieren Sie nicht aufs Geratewohl eine davon, und buchen Sie kein drittes Mal, um alles „zurückzusetzen“. Weil für eine Stornierung durch den Kunden unsere Stornierungsbedingungen gelten (kostenlose Stornierung mit voller Rückerstattung bis 48 Stunden vor der Abholung; innerhalb von 48 Stunden wird der Anzahlungsanteil des Preises einbehalten), kommt es auf die Reihenfolge der Schritte an. Wenden Sie sich mit beiden Buchungsnummern, dem Datum und der Strecke an das Buchungsteam und bitten Sie um Bestätigung, wie viele Buchungen für diese Fahrt bestehen. Unser Ratgeber zu zwei Verwandten, die dieselbe Fahrt eingereicht haben, erklärt, wie es dazu kommt und wie Sie es beim nächsten Mal vermeiden.

E-Mails nach der Umrah-Buchung mehrerer Fahrten

Die meisten Familien, die über Pilgrim Taxi buchen, buchen mehr als eine Fahrt: eine Ankunft am Flughafen, einen Wechsel zwischen Mekka und Medina und eine Abreise. Jede Fahrt ist eine eigene Buchung mit eigenem Status und erzeugt daher ihre eigene Reihe von E-Mails. Drei Fahrten können über einige Wochen leicht neun oder zehn Nachrichten bedeuten.

Eine einfache Ablagegewohnheit hält das im Griff:

Ein Ordner oder Label pro Reise, in den jede Buchungs-E-Mail verschoben wird, sobald sie eintrifft.
Eine Zeile pro Fahrt in einer Notiz oder im Familienplan: Buchungsnummer, Datum, Richtung und ob Sie Beleg, Bestätigung und Fahrerzuweisung schon gesehen haben.
Fahrten in Datumsreihenfolge, nicht in der Reihenfolge, in der die E-Mails kamen. Die Abreise kann vor der Ankunft bestätigt sein, wenn Sie sie zuerst gebucht haben.

Die Bestätigungen kommen nicht alle gleichzeitig, und Fahrer werden meist erst kurz vor dem Fahrtag zugewiesen, eine Lücke in der Liste ist also normal. Entscheidend ist, dass jede Fahrt im Konto irgendwann „Bestätigt“ anzeigt. Bleibt eine über das übliche Zeitfenster hinaus vorläufig, während die anderen bestätigt sind, fragen Sie beim Buchungsteam unter Angabe der Buchungsnummer nach dieser Fahrt.

Auf welche E-Mail sollten Sie sich verlassen?

Wenn Nachrichten einander zu widersprechen scheinen, gilt diese Rangfolge:

Der Status im Konto. Er zeigt die Buchung, den Statusverlauf, die Zahlung, einen etwaigen bar an den Fahrer zu zahlenden Betrag und nach der Zuweisung den Namen des Fahrers. Er gibt den aktuellen Stand wieder.
Die jüngste Bestätigung oder Genehmigung. Nach einer genehmigten Änderung beschreibt der neueste Nachweis die Fahrt, wie sie jetzt steht; gleichen Sie ihn mit dem Konto ab.
Die E-Mail zur Fahrerzuweisung, nur für Fahrzeug und Hinweise zum Treffpunkt.
Der Beleg, nur für die Zahlung.

Screenshots, weitergeleitete Kopien und Nachrichten im Familienchat kommen nach all dem. Sie halten einen Moment fest und aktualisieren sich nicht von selbst.

Eine Zahl verdient besondere Aufmerksamkeit. Das Konto zeigt eine Zeile „Bar an den Fahrer zu zahlen“ mit einem Betrag in der Buchungswährung und dem Hinweis, ihn direkt an Ihren Fahrer zu zahlen. Bei einer Buchung über Pilgrim Taxi, die vollständig online bezahlt ist, spielt diese Zeile normalerweise nur eine Rolle, wenn etwas hinzugekommen ist, etwa eine genehmigte Umbuchungsgebühr. Im Bezahlvorgang wird außerdem erklärt, dass dieses Bargeld eine gesonderte Zahlung direkt an den Fahrer ist und von keiner Erstattung durch uns abgedeckt wird. Prüfen Sie das Konto vor dem Fahrtag, damit die Reisenden wissen, ob etwas fällig ist.

Wenn eine E-Mail zu fehlen scheint

Ist der Beleg angekommen, aber keine Bestätigung gefolgt, prüfen Sie zuerst die Zeit. Die Statusänderung kann bis zu 12 Stunden dauern. Prüfen Sie dann:

den Spam- oder Junk-Ordner und einen etwaigen Tab „Werbung“;
ob Sie beim Buchen mit einer anderen E-Mail-Adresse angemeldet waren;
das Konto selbst, das den Status anzeigt, ob eine E-Mail angekommen ist oder nicht.

Steht der Status nach dem üblichen Zeitfenster noch auf vorläufig, fragen Sie beim Buchungsteam nach. Buchen Sie nicht vorsichtshalber erneut; genau so entstehen echte Duplikate. Es hilft auch, ein Postfach zu wählen, das die organisierende Person tatsächlich liest. Unser Ratgeber dazu, welche E-Mail-Adresse Sie für Buchungen verwenden sollten, behandelt gemeinsame und persönliche Adressen.

Was Sie an die Reisenden weiterleiten und was Sie behalten

Die E-Mails gehen an die Person, der das Konto gehört und die oft nicht selbst reist. Die Reisenden brauchen eine kurze, genaue Zusammenfassung, nicht den ganzen Posteingang.

Leiten Sie weiter oder fassen Sie in einer Nachricht zusammen:

die bestätigten Fahrtdetails: Datum, saudische Ortszeit, Abholort, Ziel;
Kennzeichen und Hinweise zum Treffpunkt aus der Nachricht zur Fahrerzuweisung;
die Telefonnummer, die der Fahrer anrufen wird, und die Nummer der organisierenden Person zu Hause.

Bei der organisierenden Person bleiben:

Zahlungsbelege und alles, was Karten- oder Zahlungsdaten zeigt;
Eingangsbestätigungen von Anfragen, bis diese genehmigt sind;
die Zugangsdaten zum Konto.

Die E-Mails gehen an die kontoinhabende Person, der Fahrer aber ruft ein Telefon an. Wenn Sie für jemand anderen buchen, fragt der Bezahlvorgang nach Name und Telefonnummer der reisenden Person sowie nach einem Notfallkontakt, sodass die Person, die der Fahrer anruft, diese E-Mails womöglich nie zu sehen bekommt. Sorgen Sie dafür, dass sie das Wesentliche schriftlich hat und dass die angegebene Nummer eine ist, die sie in Saudi-Arabien auch annimmt. Unser Ratgeber dazu, welche Telefonnummer Sie für eine Umrah-Abholung angeben, hilft bei dieser Wahl.

Eine einzige Nachricht, die die Reisenden wiederfinden, ist besser als fünf weitergeleitete E-Mails. Unser Ratgeber dazu, Umrah-Abholdaten in einer letzten Nachricht mit der Familie zu teilen, enthält eine Vorlage. Für Reisende, die womöglich ohne mobile Daten landen, zeigt der Ratgeber dazu, Umrah-Reisedaten offline aufzubewahren, wie Sie eine Kopie speichern, die sich ohne Netz öffnen lässt.

E-Mails, die nicht von uns stammen

Buchungsbestätigungen sind eine beliebte Tarnung für Betrugsnachrichten, weil Familien mit ihnen rechnen. Die Hinweise des britischen National Cyber Security Centre dazu, wie man betrügerische E-Mails, SMS oder Anrufe erkennt, nennen Warnzeichen, die genau auf Reisebuchungen passen: angebliche Autorität, Dringlichkeit wie die Aufforderung, innerhalb von 24 Stunden zu handeln, Nachrichten, die Panik auslösen sollen, und künstliche Knappheit. Der Rat lautet, die Organisation direkt über die Kontaktdaten auf ihrer offiziellen Website zu erreichen, nicht über Nummern oder Links in der Nachricht.

Für eine Transferbuchung heißt das:

Prüfen Sie das Konto, nicht den Link. Melden Sie sich an, indem Sie die Adresse von Pilgrim Taxi selbst eintippen, und vergleichen Sie die Buchung dort mit dem, was die E-Mail behauptet.
Seien Sie bei jeder zweiten Zahlungsaufforderung vorsichtig. Behauptet eine E-Mail, eine Zahlung sei fehlgeschlagen, oder fordert sie Sie auf, erneut zu zahlen, prüfen Sie das zuerst im Konto.
Antworten Sie nicht mit Kartennummern oder Passscans. Für nichts, was den Buchungsstatus betrifft, müssen diese per E-Mail verschickt werden.
Melden Sie es. Das NCSC erklärt, wie Sie eine verdächtige E-Mail melden, und rät, keine Links darin anzuklicken.

Praxisbeispiel: Imrans Posteingang nach drei gebuchten Fahrten

Imran lebt in Leeds und hat drei Fahrten für seine Eltern gebucht: vom Flughafen Jeddah zu ihrem Hotel in Mekka, zehn Tage später von Mekka zu ihrem Hotel in Medina und zum Schluss vom Hotel in Medina zum Flughafen Medina. Er hat alle drei an einem Abend bezahlt.

In den nächsten zwei Tagen zeigt sein Posteingang acht Nachrichten. Als er zwei sieht, die fast gleich aussehen, gerät er in Panik.

Imran sortiert sie nach Art:

Drei Zahlungsbelege, einer pro Fahrt. In jedem steht, dass er keine Annahme durch einen Fahrer ist.
Drei Buchungsbestätigungen, die später am selben Abend und am nächsten Morgen eintreffen. Jeder Status im Konto lautet jetzt „Bestätigt“.
Zwei E-Mails zur Fahrerzuweisung, für die Ankunft am Flughafen und die Fahrt von Mekka nach Medina. Die dritte Fahrt liegt weiter in der Zukunft und hat noch keinen Fahrer.

Die beiden scheinbar gleichen Nachrichten waren die Bestätigungen der ersten und der dritten Fahrt. Beide nennen einen Flughafen und die Namen seiner Eltern. Buchungsnummern, Daten und Richtungen sind verschieden, es sind also keine Duplikate.

Eine Woche später verschiebt sich der Rückflug seines Vaters um zwei Stunden. Imran fragt für die dritte Fahrt eine neue Abholzeit an und erhält im Konto die Meldung, dass die Anfrage aussteht. Er sagt seinen Eltern: „Ich habe die neue Uhrzeit angefragt; bis sie genehmigt ist, gilt noch die alte.“ Als das Konto die Anfrage als genehmigt anzeigt, prüft er sie, stellt fest, dass die Umbuchungsgebühr von 5 £ in der Buchungswährung dem bar an den Fahrer zu zahlenden Betrag hinzugerechnet wurde, und schickt seinen Eltern eine einzige aktualisierte Nachricht mit der neuen Uhrzeit und dem Betrag.

Checkliste: die E-Mails nach der Umrah-Buchung richtig lesen

Sortieren Sie jede E-Mail nach Art: Beleg, Bestätigung, Eingangsbestätigung einer Anfrage oder Fahrerzuweisung.
Betrachten Sie einen Beleg nur als Zahlungsnachweis; warten Sie auf die gesonderte Buchungsbestätigung.
Gleichen Sie jede Bestätigung Zeile für Zeile mit Ihrem Plan ab, einschließlich saudischer Ortszeit und Aufteilung der Fahrgäste.
Sagen Sie Verwandten, dass eine Anfrage aussteht, bis das Konto sie als genehmigt anzeigt.
Vergleichen Sie Buchungsnummer, Datum, Richtung und Uhrzeit, bevor Sie eine E-Mail für ein Duplikat halten.
Wenden Sie sich mit beiden Buchungsnummern an das Buchungsteam, wenn Sie glauben, dass eine Fahrt doppelt gebucht wurde; stornieren Sie noch nichts.
Übernehmen Sie Kennzeichen und Hinweise zum Treffpunkt aus der Nachricht zur Fahrerzuweisung und geben Sie sie an die Reisenden weiter.
Sehen Sie sich das Fahrzeugfoto im Konto an, statt den Link breit weiterzuleiten.
Prüfen Sie vor dem Fahrtag die Zeile „Bar an den Fahrer zu zahlen“ im Konto.
Belege und Zugangsdaten bleiben bei der organisierenden Person; die Reisenden erhalten eine einzige Zusammenfassung.
Melden Sie sich direkt im Konto an, um jede E-Mail zu prüfen, die eine Zahlung oder persönliche Dokumente verlangt.

Wenn die nächste Reise Gestalt annimmt, beginnen Sie mit der Fahrtsuche von Pilgrim Taxi, buchen Sie jede Fahrt mindestens 48 Stunden im Voraus und machen Sie das Konto zu dem einen Ort, an dem jede E-Mail überprüft wird.

E-Mails nach der Umrah-Buchung: was jede Nachricht bedeutet