Wer als Großfamilie mit 12 bis 19 Personen zur Umrah reist, hat für den Flughafentransfer meist zwei Möglichkeiten: einen einzigen Kleinbus vom Typ Toyota Coaster, ausgelegt für 19 Fahrgäste und 11 große Gepäckstücke, oder eine Aufteilung auf zwei Fahrzeuge, etwa einen Toyota Hiace (11 Fahrgäste, 10 große Gepäckstücke) und einen Familienvan mit sieben Sitzen. Die Sitzplätze sind selten das Problem. Die Koffer schon. Eine sechzehnköpfige Familie mit je einem Koffer hat mehr Gepäck dabei, als der Coaster laut Angabe aufnimmt. Die ehrliche Antwort lautet deshalb oft: zwei Fahrzeuge, selbst wenn alle im selben Flugzeug sitzen.
Dieser Ratgeber richtet sich an das Familienmitglied, das den Flughafentransport für die ganze Verwandtschaft organisiert: Großeltern, Tanten, Onkel, Cousins, Cousinen und Kinder, die gemeinsam zur Umrah reisen und oft von zu Hause aus gebucht werden, ob aus Großbritannien oder anderswo. Er nennt die angegebene Kapazität der größeren Fahrzeugklassen, zeigt, wie Sie das Gepäck durchrechnen, vergleicht einen Kleinbus mit einer Aufteilung, erklärt, was sich ändert, wenn die Familie mit verschiedenen Flügen landet, und behandelt die Kontaktpersonen und Buchungsangaben, mit denen eine große Gruppe beisammenbleibt. Am Ende stehen der Plan der Familie Hussain für siebzehn Personen auf zwei Flügen und eine Checkliste mit zehn Punkten.
Die größeren Fahrzeugklassen und was sie aufnehmen
Die folgenden Werte sind die Kapazitätsangaben, mit denen das Buchungssystem rechnet: Sitzplätze für Fahrgäste und große Gepäckstücke. Jede Klasse ist mit einem Beispielmodell „oder ähnlich“ aufgeführt. Sie buchen also die Klasse, nicht eine bestimmte Marke.
| Fahrzeugklasse (Beispiel, oder ähnlich) | Sitzplätze | Große Gepäckstücke |
|---|---|---|
| GMC Yukon XL | 7 | 6 |
| Familienvan (Hyundai H1) | 7 | 6 |
| Toyota Hiace | 11 | 10 |
| Kleinbus (Toyota Coaster) | 19 | 11 |
| Reisebus | 53 | Beim Buchungsteam erfragen |
Zwei Dinge fallen auf. Der Hiace nimmt fast ein großes Gepäckstück pro Sitz auf und passt damit zu einer Gruppe, in der jeder einen Koffer hat. Der Coaster hat acht Sitze mehr als der Hiace, aber nur Platz für ein einziges zusätzliches großes Gepäckstück. Er eignet sich also für eine große Gruppe, die vergleichsweise leicht reist.
Bei der Suche zeigt das Ergebnis nur die Fahrzeugklassen, die die Kapazitätsprüfung für Ihre eingegebenen Fahrgäste und Gepäckstücke bestehen. Haben Sie den Coaster erwartet und er fehlt, dann sagt Ihnen die Suche: Ihre Gepäckzahl liegt über seiner Angabe. Wählen Sie ein größeres Fahrzeug oder teilen Sie die Gruppe auf, aber rechnen Sie die Zahlen nicht so lange herunter, bis er wieder erscheint.
Toyota Coaster für die Familie: wann ein Kleinbus reicht
Ein Toyota Coaster passt gut zu einer Familiengruppe, wenn drei Bedingungen erfüllt sind: Alle landen mit demselben Flug, die ganze Gruppe wohnt im selben Hotel, und es sind höchstens elf große Gepäckstücke.
Die letzte Bedingung ist häufiger erfüllt, als man denkt. Viele Familien teilen sich Koffer: Ein Ehepaar packt einen großen Koffer gemeinsam, die Kinderkleidung kommt in den Koffer eines Elternteils, und die Großeltern reisen mit je einem Koffer und einem Handgepäckstück. Eine achtzehnköpfige Familie, die so packt, kommt womöglich mit zehn oder elf großen Gepäckstücken an, und dann ist der Coaster genau richtig.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Alle bleiben zusammen, es gibt einen Fahrer und eine einzige Absprache, und ältere Angehörige steigen einmal ein und einmal aus. Die Grenzen sind aber ebenso real. Ein Kleinbus ist ein großes Fahrzeug, und wo vor einem belebten Hoteleingang überhaupt ein Fahrzeug halten darf, wird am Tag selbst geregelt. Vereinbaren Sie deshalb mit dem Fahrer einen Treffpunkt, statt fest mit der Hoteltür zu rechnen. Und wenn ein Haushalt eigene Wege gehen will, etwa in ein anderes Hotel oder weil ein älterer Elternteil sich ausruhen muss, folgt trotzdem der ganze Kleinbus einem einzigen Plan.
Unser Ratgeber zum Vergleich von Preisangeboten pro Fahrzeug statt pro Person erklärt, warum Sie das Angebot für einen Kleinbus und die Angebote für zwei kleinere Fahrzeuge als komplette Fahrten vergleichen sollten und nicht durch die Zahl der Köpfe teilen.
Umrah mit der Großfamilie: Gepäck für den Kleinbus richtig durchrechnen
Bevor Sie einen Kleinbus für den Flughafentransfer zur Umrah buchen, zählen Sie das Gepäck so, wie das Fahrzeug es „sieht“.
Große Gepäckstücke sind die Koffer, die im Frachtraum des Flugzeugs reisen, dazu alles von ähnlichem Umfang: ein Karton mit Geschenken von zu Hause, ein zusammengeklappter Kinderwagen, eine große Reisetasche. Zählen Sie jedes Stück einzeln, auch die gemeinsam genutzten Koffer.
Handgepäck sind die kleineren Rollkoffer und Rucksäcke, die mit in die Kabine gehen. Geben Sie auch diese an. Sie brauchen im Kleinbus ebenfalls Platz, oft auf dem Schoß oder im Fußraum, und das ist auf einer langen Überlandfahrt anstrengend.
Mobilitätshilfen verdienen einen eigenen Hinweis. Den Bedarf für einen Rollstuhl können Sie bereits bei der Suche angeben; er wird dann für das Fahrzeug bestätigt. Kindersitze (Babyschale, Kindersitz oder Sitzerhöhung) fügen Sie auf die gleiche Weise hinzu. Unser Ratgeber zu Kindersitzen als Pflichtangabe oder Wunsch erklärt, wie Sie richtig wählen.
Vergleichen Sie dann die Summe mit den angegebenen Werten:
| Gruppe und große Gepäckstücke | Passt laut Kapazitätsangabe | Wahrscheinlicher Plan |
|---|---|---|
| 12 Personen, 10 Gepäckstücke | Coaster, oder Hiace plus eine Klasse in Pkw-Größe | Ein Coaster ist am einfachsten |
| 12 Personen, 12 Gepäckstücke | Coaster: Sitze reichen, Gepäckraum nicht | Hiace plus Van mit sieben Sitzen, oder Coaster plus ein kleines Fahrzeug für Gepäck und einige Reisende |
| 15 Personen, 11 Gepäckstücke | Coaster | Ein Coaster |
| 15 Personen, 15 Gepäckstücke | Zwei Fahrzeuge | Hiace (11/10) plus Yukon XL oder H1 (7/6): 18 Sitze, 16 Gepäckstücke |
| 18 Personen, 16 Gepäckstücke | Zwei Fahrzeuge | Wieder Hiace plus H1, oder zwei Hiace (22 Sitze, 20 Gepäckstücke) |
| 19 Personen, 11 Gepäckstücke | Coaster | Ein Coaster, voll besetzt |
| 19 Personen, 19 Gepäckstücke | Zwei Fahrzeuge oder ein Reisebus | Zwei Hiace, oder beim Buchungsteam wegen eines Reisebusses für das Gepäck nachfragen |
Das Muster ist eindeutig. Sobald es mehr als elf große Gepäckstücke sind, passt ein einzelner Coaster laut Kapazitätsangabe nicht mehr, ganz gleich, wie viele Sitze frei bleiben. Zwei Fahrzeuge, meist ein Hiace und ein Van mit sieben Sitzen, nehmen mehr Gepäck auf als ein Coaster.
Möchte Ihre Familie unbedingt ein einziges Fahrzeug, hat aber mehr als elf Koffer, dann packen Sie vor der Reise auf weniger Koffer um (im Rahmen der Freigepäckmengen der Airline) oder fragen Sie beim Buchungsteam nach, ob ein Reisebus zu Ihrer Strecke und Ihrer Ladung passt. Planen Sie nicht damit, Koffer auf Sitzplätze zu stellen.
Ein Kleinbus oder mehrere Fahrzeuge: eine Entscheidungstabelle
Die Gepäckrechnung zeigt, was passt. Diese Tabelle hilft bei der Frage, was sinnvoll ist.
| Frage | Spricht für einen Kleinbus | Spricht für zwei Fahrzeuge |
|---|---|---|
| Sitzen alle im selben Flugzeug? | Ja | Nein, oder ein Flug könnte sich verspäten |
| Fahren alle ins selbe Hotel? | Ja | Zwei Hotels, oder ein Haushalt wohnt woanders |
| Sind es mehr als 11 große Gepäckstücke? | Nein | Ja |
| Braucht jemand ein ruhigeres Tempo oder früh eine Pause? | Nein | Ja, ein eigener Van kann zuerst losfahren |
| Kann eine Person die ganze Gruppe am Flughafen führen? | Ja | Besser eine verantwortliche Person pro Fahrzeug |
| Hat der Zusammenhalt der Familie oberste Priorität? | Ja | Weniger wichtig als Flexibilität |
Stehen die meisten Ihrer Antworten in der linken Spalte, ist ein einzelner Coaster eine gute Wahl. Stehen zwei oder mehr rechts, planen Sie eine Aufteilung. Unser Ratgeber für eine Familie in verschiedenen Hotels behandelt die Wahl zwischen einer Route mit mehreren Absetzpunkten und getrennten Transfers. Das ist wichtig, wenn nicht das Gepäck, sondern die Hotels die Aufteilung erzwingen.
Großfamilie zur Umrah mit verschiedenen Flügen
Großfamilien buchen ihre Flüge oft in mehreren Etappen, und aus dem Flughafentransfer zur Umrah werden dann mehrere Ankünfte statt einer.
Das Buchungssystem behandelt jede Abholung am Flughafen als eigene Fahrt mit eigenem Abholdatum und eigener Abholzeit in saudischer Ortszeit. Die erste Frage lautet deshalb nicht „Wie viele Fahrzeuge?“, sondern „Wie viele Ankünfte?“. Notieren Sie jeden Flug mit Flugnummer, Ankunftsflughafen, Ankunftsdatum und -uhrzeit in saudischer Ortszeit, den Personen an Bord und deren Gepäck. Bei Umsteigeverbindungen zählt die letzte Ankunft in Saudi-Arabien; wie Sie diese finden, zeigt unser Ratgeber zur letzten Ankunft bei einer Umsteigeverbindung.
So funktioniert die Wartezeit beim Kleinbus
Die kostenlose Wartezeit beginnt zur gebuchten Abholzeit, nicht bei der Landung und nicht bei der Ankunft des Fahrzeugs. Für die Minibus-Klassen (Hiace und Coaster) beträgt sie 30 Minuten, danach werden 2,50 SAR pro Minute fällig. Ein Van mit sieben Sitzen (H1) hat 30 Minuten kostenlose Wartezeit, danach 2,00 SAR pro Minute.
Zusätzliche Wartezeit können Sie im Bezahlvorgang in 15-Minuten-Schritten bis zu 2 Stunden hinzubuchen: 15, 30, 45, 60, 90 oder 120 Minuten. Sie wird zum Minutenpreis der jeweiligen Klasse berechnet, der Buchung hinzugefügt und dem Fahrer als Gesamtzeit ab der gebuchten Abholzeit angezeigt. Bei einer Großfamilie können Einreisekontrolle und das Abholen von einem Dutzend oder mehr Koffern dauern. Zusätzliche Wartezeit für die Hauptankunft ist daher eine Überlegung wert.
Wann aus zwei Flügen zwei Buchungen werden sollten
Planen Sie nie damit, dass ein Fahrzeug länger wartet als gebucht. Landet der zweite Flug deutlich nach dem ersten, bedeutet ein Coaster für alle: lange kostenpflichtige Wartezeit, erschöpfte Angehörige im Terminal und die Hoffnung, dass der spätere Flug pünktlich ist.
Sauberer ist eine Buchung pro Ankunft. Die erste Gruppe fährt in einem passend dimensionierten Fahrzeug direkt ins Hotel, die zweite bekommt zu ihrer Zeit ein eigenes Fahrzeug. Unser Ratgeber zu einer Familie mit verschiedenen Flügen und demselben Hotel wägt eine gemeinsame Abholung und getrennte Transfers ausführlicher gegeneinander ab.
Mit einer großen Gruppe in Jeddah oder Medina ankommen
Viele Familien landen auf ihrer Umrah-Reise am King Abdulaziz International Airport in Jeddah (Dschidda). Die eigene Übersicht des King Abdulaziz International Airport beschreibt Terminal 1 als zentrales Drehkreuz für internationale und Inlandsflüge, führt ein separates North Terminal auf und nennt einen eigenen Hadsch- und Umrah-Komplex. Eine Großfamilie, die auf mehrere Airlines verteilt ist, landet also unter Umständen an verschiedenen Terminals. Klären Sie das Terminal bei jeder Airline und tragen Sie es für jede Abholung in die Hinweise zur Buchung ein, damit der Fahrer an der richtigen Stelle sucht.
Vom Flughafen Jeddah ins Zentrum von Mekka sind es nach unseren aktuellen Streckenprüfungen etwa 94 bis 97 km auf der Straße. Für Familien, die in Medina beginnen: Vom Flughafen Medina zum Madinah Hilton sind es etwa 20 km, vom Flughafen Jeddah zum Madinah Hilton etwa 397 km.
Die Seite des Flughafens zu Parken und Verkehrsanbindung am Flughafen Jeddah verweist auf Bereiche zum Abholen und Absetzen nahe Terminal 1 und am Eingang des North Terminal. Wir sagen weder einen bestimmten Haltepunkt noch ein Namensschild zu. Die E-Mail zur Fahrerzuweisung enthält das Kennzeichen des Fahrzeugs und Hinweise zu Treffpunkt oder Wartebereich, und die Hauptreiseperson sollte ihren Live-Standort teilen, sobald die Familie die Kontrollen hinter sich hat.
Eine Hauptkontaktperson pro Fahrzeug
Im Bezahlvorgang ist eine Mobilnummer der Kundin oder des Kunden Pflicht. Ist die Buchung für jemand anderen, sind außerdem Name und Telefonnummer der reisenden Person sowie ein Notfallkontakt erforderlich, und es gibt ein optionales Feld für die Telefonnummer des Gruppenleiters. Nutzen Sie diese Felder ganz bewusst:
- Kunde: die Person, die organisiert, bezahlt und das Konto verwaltet, oft ein Angehöriger zu Hause.
- Reisende Person und Telefon: wer tatsächlich in diesem Flugzeug sitzt und den Anruf des Fahrers annimmt, mit einem Telefon, das in Saudi-Arabien funktioniert.
- Telefon des Gruppenleiters: die erwachsene Person in der Gruppe dieses Fahrzeugs, die am besten den Überblick behält, falls das nicht die genannte reisende Person ist.
- Notfallkontakt: jemand, der nicht mitfliegt.
Ist die Familie auf zwei Fahrzeuge verteilt, bekommt jede Buchung ihre eigene Kontaktperson. Unser Ratgeber zur Trennung von organisierender und reisender Kontaktperson erklärt, warum das wichtig ist, wenn die organisierende Person zu Hause bleibt.
Aus dem Warenkorb heraus lässt sich außerdem ein sicherer Prüflink per E-Mail verschicken, damit ein weiteres Familienmitglied die Angaben kontrollieren kann, bevor eine Person bezahlt. Bei einer Großfamilie lohnt sich dieser zusätzliche Schritt: Ein zweiter Blick auf die Zahl der Fahrgäste und Gepäckstücke zahlt sich aus.
Buchungsregeln, die bei großen Gruppen besonders zählen
- Vorlauf. Online-Buchungen sind mindestens 48 Stunden vor der Abholung erforderlich.
- Zahlung und Status. Pilgrim Taxi nimmt die volle Zahlung online entgegen. Mit der Zahlung sichern Sie eine vorläufige Anfrage; das Buchungsteam aktualisiert den Status innerhalb von 1 bis 12 Stunden, und gebucht ist die Fahrt erst, wenn sie den Status „Bestätigt“ trägt.
- Mindestwert. Für jede Fahrt gilt ein Mindestbuchungswert, der 40 £ entspricht. Bei größeren Fahrzeugen spielt das selten eine Rolle, aber bei einem kleinen zweiten Fahrzeug auf einer kurzen Strecke kann eine Zeile „Mindestbuchungsbetrag“ erscheinen.
- Änderungen. Online lässt sich nur die Abholzeit ändern, und zwar über „Neue Abholzeit anfragen“ im Kundenkonto. Für eine genehmigte neue Zeit fällt eine Umbuchungsgebühr von 5 £ an; sie wird in die Buchungswährung umgerechnet und auf den Betrag aufgeschlagen, den Sie bei der Abholung bar an den Fahrer zahlen. Zahl der Fahrgäste und Fahrzeug lassen sich online nicht ändern; dafür brauchen Sie das Buchungsteam oder eine neue Buchung plus einen Stornierungsantrag.
- Stornierung. Storniert der Kunde, gelten unsere Stornobedingungen (kostenlose Stornierung mit voller Rückerstattung bis 48 Stunden vor der Abholung; innerhalb von 48 Stunden wird der Anzahlungsanteil des Preises einbehalten). Stornieren wir oder der Transportpartner, oder kann die Fahrt nicht durchgeführt werden und es wird keine passende Alternative angenommen, erhalten Sie für die betroffene Fahrt eine volle Rückerstattung. Die vollständigen Stornierungs- und Erstattungsbedingungen regeln die Einzelheiten.
Zusammengenommen heißt das: Eine Großfamilie sollte ihre Zahlen festlegen, bevor sie bezahlt. Springt nach der Buchung ein Cousin ab, wird das Fahrzeug nicht automatisch kleiner; unser Ratgeber dazu, was passiert, wenn nach dem Preisangebot eine Person absagt, geht die Möglichkeiten Schritt für Schritt durch.
Ein Rechenbeispiel: Familie Hussain, siebzehn Personen, zwei Flüge
Nadia Hussain aus Bradford organisiert eine Umrah-Reise für siebzehn Mitglieder ihrer Großfamilie: ihre Eltern, ihre drei Brüder mit ihren Ehefrauen, ihren eigenen Mann und acht Kinder zwischen zwei und fünfzehn Jahren. Alle siebzehn wohnen im selben Hotel in Mekka. Es geht also um einen Flughafentransfer für eine Großfamilie mit einem Ziel, aber zwei Ankünften.
Schritt eins: die Ankünfte zählen. Elf Familienmitglieder, darunter Nadias Eltern, sitzen in einem Flug, der am Abend in Jeddah landet. Die übrigen sechs, der Haushalt eines Bruders sowie Nadias jüngerer Bruder und seine Frau, bekommen nur Plätze in einem Flug, der etwa fünf Stunden später landet.
Schritt zwei: das Gepäck pro Ankunft zählen. Die erste Gruppe hat neun große Koffer, einen zusammengeklappten Kinderwagen und acht Handgepäckstücke. Zählt man den Kinderwagen als großes Gepäckstück, sind es zehn. Die zweite Gruppe hat sechs große Koffer und vier Handgepäckstücke.
Schritt drei: Fahrzeuge zuordnen. Elf Personen und zehn große Gepäckstücke entsprechen genau der angegebenen Kapazität des Toyota Hiace. Nadia sucht mit diesen Zahlen, und der Hiace erscheint. Das zweijährige Kind braucht einen Kindersitz, den sie gleich bei der Suche hinzufügt. Sechs Personen und sechs große Gepäckstücke passen in einen Familienvan mit sieben Sitzen wie den Hyundai H1, der bei der zweiten Suche erscheint.
Schritt vier: einen Coaster prüfen. Nadias erste Idee war ein einziger Coaster für alle. Die Zahlen schließen das gleich doppelt aus: Sechzehn große Gepäckstücke liegen über den angegebenen elf des Coasters, und die fünf Stunden zwischen den Flügen gehen weit über die zwei Stunden zusätzlicher Wartezeit hinaus, die sich hinzubuchen lassen.
Schritt fünf: Wartezeit. Die erste Gruppe muss als große Gruppe durch die Einreisekontrolle und zehn Gepäckstücke vom Band holen. Nadia bucht deshalb für den Hiace 60 Minuten zusätzliche Wartezeit hinzu, insgesamt also 90 Minuten ab der gebuchten Abholzeit. Die zweite Gruppe reist leichter, darum fügt sie beim H1 30 Minuten hinzu.
Schritt sechs: Kontaktpersonen. Nadias ältester Bruder ist reisende Person und Gruppenleiter für den Hiace, ihr jüngerer Bruder übernimmt den H1. Nadia ist für beide Buchungen Kundin und Notfallkontakt.
Schritt sieben: prüfen und bezahlen. Sie schickt den Prüflink an ihren ältesten Bruder, dem auffällt, dass ein Kind als Säugling eingetragen wurde. Sie korrigiert das, bezahlt beide Fahrten und wartet, bis beide den Status „Bestätigt“ tragen, bevor sie im Familienchat Bescheid gibt.
Checkliste vor der Buchung
- Jede Ankunft einzeln notieren: Flugnummer, Flughafen, Terminal (falls bekannt), Datum und Uhrzeit in saudischer Ortszeit, Personen und Gepäck.
- Alle Fahrgäste zählen, auch Kinder und Säuglinge, und jeden Bedarf an Kindersitz oder Rollstuhl notieren.
- Große Gepäckstücke zählen, einschließlich gemeinsamer Koffer, Kinderwagen und Kartons, und das Handgepäck getrennt zählen.
- Die Summen jeder Ankunft mit der angegebenen Kapazität vergleichen: Hiace 11 und 10, Coaster 19 und 11, Vans mit sieben Sitzen 7 und 6.
- Bei mehr als elf großen Gepäckstücken zwei Fahrzeuge einplanen oder beim Buchungsteam nach einem Reisebus fragen.
- Liegen die Landezeiten weit auseinander, eine Fahrt pro Ankunft buchen, statt ein Fahrzeug warten zu lassen.
- Für jede Abholung am Flughafen die zusätzliche Wartezeit wählen und bedenken, dass die kostenlose Wartezeit ab der gebuchten Abholzeit läuft.
- Pro Fahrzeug eine Hauptreiseperson mit einem in Saudi-Arabien funktionierenden Telefon benennen, dazu einen Notfallkontakt, der nicht mitreist.
- Mindestens 48 Stunden im Voraus buchen, den Prüflink an ein zweites Familienmitglied schicken, dann bezahlen.
- Warten, bis jede Fahrt den Status „Bestätigt“ trägt, bevor Sie die endgültigen Details an die Familie weitergeben.
Die Ankunft Ihrer Familie mit Pilgrim Taxi planen
Der Flughafentransfer für eine Großfamilie zur Umrah gelingt, wenn die Fahrzeuge nach dem Gepäck und nicht nur nach den Sitzplätzen gewählt werden und jede Ankunft ihren eigenen Plan und ihre eigene Kontaktperson hat. Geben Sie in der Fahrtsuche von Pilgrim Taxi für jeden Flug die tatsächliche Zahl der Fahrgäste und Gepäckstücke ein, vergleichen Sie die angezeigten Klassen und ergänzen Sie die Wartezeit und die Kontaktpersonen, die jedes Fahrzeug braucht.