Wenn Sie eine Umrah-Fahrt für jemand anderen buchen, hier für Ihre Eltern, klappt es am besten, wenn jede Angabe beim Bezahlen der richtigen Person gehört. Sie als organisierende Person geben Ihre eigene Mobilnummer an und bezahlen. Ihre Eltern werden als Reisende eingetragen, mit einer Telefonnummer, unter der in Saudi-Arabien tatsächlich jemand abnimmt. Ein separater Notfallkontakt deckt die Momente ab, in denen weder Sie noch Ihre Eltern erreichbar sind. Wenn die Buchung für jemand anderen ist, fragt Pilgrim Taxi beim Bezahlen nach dem Namen der reisenden Person, ihrer Telefonnummer und einem Notfallkontakt. Es lohnt sich also, vorher festzulegen, wer welche Rolle übernimmt.
Dieser Ratgeber richtet sich an Söhne, Töchter und andere Angehörige, die Flughafentransfers und Hotelfahrten für Eltern buchen, die ohne sie oder nur mit einem Teil der Familie reisen. Er erklärt, wofür jedes Feld beim Bezahlen da ist, wer es ausfüllen sollte, wohin die Buchungs-E-Mails gehen, welche Informationen Ihre Eltern von Ihnen brauchen und welche nicht, wie Sie sie die Fahrt vor dem Bezahlen prüfen lassen und was zu tun ist, wenn sich eine Angabe ändert. Ein Praxisbeispiel und eine Checkliste schließen den Ratgeber ab.
Umrah-Fahrten für die Eltern buchen: vier Rollen, nicht eine
Wenn Sie für sich selbst buchen, sind Sie gleichzeitig Kunde, reisende Person und Kontakt. Wenn Sie für Ihre Eltern buchen, trennen sich diese Aufgaben. Sie klar zu benennen, ist der erste Schritt.
| Rolle | In der Regel | Was diese Rolle tut | Feld beim Bezahlen |
|---|---|---|---|
| Organisierende Person (Kunde) | Sie, zu Hause | Sucht, bezahlt, erhält die E-Mails, verwaltet das Konto | Ihre Mobilnummer und die E-Mail-Adresse des Kontos |
| Reisende Person | Ihre Mutter oder Ihr Vater | Die Person, die der Fahrer abholt | Name der reisenden Person |
| Telefon der reisenden Person | Der reisende Elternteil oder ein mitreisendes Geschwisterteil | Die Nummer, unter der bei der Abholung jemand abnimmt | Telefonnummer der reisenden Person |
| Notfallkontakt | Jemand, der bei dieser Fahrt nicht dabei ist | Erreichbar, wenn die Reisenden es nicht sind | Notfallkontakt |
Manche Familien haben noch eine fünfte Rolle: eine Gruppenleitung, wenn die Eltern mit einer organisierten Umrah-Gruppe reisen. Dafür gibt es beim Bezahlen ein optionales Feld für die Telefonnummer der Gruppenleitung.
Wenn Sie Umrah-Fahrten für die Eltern buchen, ist der entscheidende Punkt: Organisierende Person und reisende Person sind verschiedene Menschen mit verschiedenen Bedürfnissen. Sie brauchen Unterlagen, Statusmeldungen und die Kontrolle über die Buchung. Ihre Eltern brauchen eine Uhrzeit, einen Ort, ein Fahrzeug und ein Telefon, das funktioniert.
Was beim Bezahlen abgefragt wird, wenn Sie eine Umrah-Fahrt für jemand anderen buchen
Wenn Sie einen Transfer für jemand anderen buchen, werden beim Bezahlen mehr Angaben erfasst als bei einer allein reisenden Person. Hier lesen Sie, wofür jedes Feld da ist und wie Sie es gut ausfüllen.
Ihre Mobilnummer
Beim Bezahlen ist eine Mobilnummer der Kundin oder des Kunden Pflicht, also Ihre. Das ist Ihre Nummer als die Person, die für die Buchung verantwortlich ist. Schreiben Sie sie vollständig im internationalen Format, zum Beispiel +44 und dann die Nummer ohne die führende Null.
Sie ersetzt nicht die Telefonnummer der reisenden Person. Vielleicht schlafen Sie in Leeds, während Ihre Eltern in Jeddah (Dschidda) landen, und in die Ankunftshalle können Sie ohnehin nicht gehen.
Der Name der reisenden Person
Verwenden Sie den Namen der hauptreisenden Person so, wie er im Reisepass steht, in derselben Schreibweise und Reihenfolge. Ist Ihr Vater die hauptreisende Person, gehört sein Passname hierher, nicht „Abbu“ oder „Papa“. Unser Ratgeber zum Namen bei der Umrah-Transferbuchung behandelt lange Namen, gleiche Namen in der Familie und Schreibvarianten ausführlicher.
Reisen beide Elternteile, tragen Sie denjenigen als reisende Person ein, der eher ans Telefon geht und mit dem Fahrer spricht. Die Zahl der Fahrgäste hält fest, wie viele Personen zur Gruppe gehören; der Name zeigt, wer sie anführt.
Die Telefonnummer der reisenden Person
Das ist am Reisetag die wichtigste Nummer. Sie sollte jemandem gehören, der bei der Abholung dabei ist, dessen Telefon in Saudi-Arabien funktioniert und der auch einen Anruf von einer unbekannten Nummer annimmt.
Für viele Eltern ist das das eigene Handy, mit eingeschaltetem und vor dem Abflug getestetem Roaming. Geht ein Elternteil selten bei unbekannten Nummern ran oder nutzt es ein sehr einfaches Telefon, ist ein mitreisender Bruder, eine Schwester oder ein Cousin vielleicht die bessere Wahl, auch wenn diese Person nicht als reisende Person eingetragen ist. Unser Ratgeber dazu, welche Telefonnummer Sie für eine Abholung bei der Umrah angeben, geht auf Roaming, saudische SIM-Karten, eSIMs und Messenger-Apps ein.
Der Notfallkontakt
Der Notfallkontakt ist eine Person, die erreichbar ist, wenn die Reisenden es nicht sind. Es sollte jemand sein, der bei dieser Fahrt nicht dabei ist, dessen Telefon eingeschaltet ist und der den Reiseplan gut genug kennt, um helfen zu können.
Oft sind das Sie selbst. Denken Sie aber an die Uhrzeit. Landen Ihre Eltern im Winter um 02:00 Uhr saudischer Zeit, ist es in Großbritannien 23:00 Uhr, und Sie sind vielleicht noch wach. Landen sie um 06:00 Uhr saudischer Zeit, ist es zu Hause 03:00 Uhr. Wenn Sie tief schlafen, ist für diese eine Fahrt vielleicht ein Geschwisterteil, das nachts arbeitet oder das Telefon laut gestellt hat, der bessere Notfallkontakt.
Die Checkliste für Auslandsreisen auf GOV.UK macht einen verwandten Punkt für Reisende allgemein: Halten Sie einen zweiten Weg bereit, um an wichtige Informationen wie Unterkunft, Flugdaten und Kontaktnummern zu kommen, und geben Sie ihn Freunden oder der Familie. Das Feld für den Notfallkontakt ist die Entsprechung dieser Reserve in der Buchung.
Die Telefonnummer der Gruppenleitung
Reisen Ihre Eltern mit einer organisierten Umrah-Gruppe, kann die Telefonnummer der Gruppenleitung im optionalen Feld eingetragen werden. Tun Sie das nur, wenn die Gruppenleitung bei der Abholung tatsächlich dabei ist oder helfen kann, falls etwas schiefgeht. Eine Gruppenleitung, die mit einem anderen Flug reist, hilft am Flughafen wenig.
Angaben zu reisender und organisierender Person: für jedes Feld die richtige Person
Die meisten Probleme mit den Angaben zu reisender und organisierender Person entstehen durch eine von drei Abkürzungen: die Nummer der organisierenden Person in jedes Feld schreiben, die Nummer eines Elternteils in ein Feld setzen, bei dem dieser nicht abnimmt, oder einen Angehörigen eintragen, der heute zufällig Zeit hat, am Reisetag aber nicht.
Ein kurzer Test hilft. Fragen Sie sich bei jeder Nummer:
- Wo ist diese Person zur Abholzeit? In der Ankunftshalle, in der Hotellobby oder zu Hause?
- Klingelt ihr Telefon in Saudi-Arabien? Getestet oder nur angenommen?
- Nimmt sie einen Anruf von einer unbekannten Nummer an?
- Weiß sie genug über den Plan, um nach einem Anruf handeln zu können?
| Feld | Gute Wahl | Schwache Wahl |
|---|---|---|
| Telefonnummer der reisenden Person | Reisender Elternteil mit getestetem Roaming oder ein mitreisendes erwachsenes Geschwisterteil | Die organisierende Person zu Hause |
| Notfallkontakt | Ein Angehöriger zu Hause, der zur Abholzeit wach ist und den Plan kennt | Jemand, der den Reiseplan nie gesehen hat |
| Telefonnummer der Gruppenleitung | Die Gruppenleitung, die mit demselben Flug reist | Eine Büronummer der Gruppe, die nachts nicht besetzt ist |
| Mobilnummer der Kundin oder des Kunden | Die organisierende Person | Ein Elternteil, der die Buchung nicht verwaltet |
Finden Sie keine gute Telefonnummer für die reisende Person, klären Sie das vor der Buchung, nicht danach. Auch eine in jeder anderen Hinsicht korrekte Buchung hängt davon ab, dass jemand ans Telefon geht.
Wer die E-Mails erhält und was Sie weitergeben
Die Buchungs-E-Mails gehen an die E-Mail-Adresse, mit der gebucht wurde, in diesem Fall also an Ihre. Das System verschickt mehrere verschiedene, und jede bedeutet etwas anderes:
- Zahlungsbeleg. Bestätigt, dass die Zahlung eingegangen ist. Darin steht klar, dass ein Beleg noch keine Annahme durch den Fahrer bedeutet und dass Sie auf die gesonderte Buchungsbestätigung warten sollten.
- Buchungsbestätigung. Kommt, sobald das Buchungsteam die Fahrt bestätigt hat. Mit der Zahlung sichern Sie eine vorläufige Anfrage, der Status sollte sich innerhalb von 1 bis 12 Stunden ändern, und gebucht ist die Fahrt erst, wenn der Status „Bestätigt“ lautet.
- E-Mail zur Fahrerzuweisung. Enthält das Kennzeichen des Fahrzeugs, Hinweise zum Treffpunkt oder zur Wartezeit und einen Link, über den Sie das Foto des Fahrzeugs sicher im Konto ansehen können.
Ihre Eltern sehen keine dieser Nachrichten, wenn Sie sie nicht weitergeben. Genau hier gehen viele Familienbuchungen schief: Die organisierende Person hat alles, und die Reisenden haben eine vage Nachricht: „Das Auto ist gebucht.“
Geben Sie den praktischen Inhalt weiter, nicht das ganze Postfach. Ihre Eltern brauchen:
- Abholdatum und Abholzeit in saudischer Ortszeit;
- Abholort und Ziel, einschließlich des genauen Hotelnamens;
- die Fahrzeugklasse und, sobald zugewiesen, das Kennzeichen und die Hinweise zum Treffpunkt;
- die Buchungsnummer;
- Ihre Nummer und die des Notfallkontakts, jeweils beschriftet.
Den Zahlungsbeleg, die Zahlungsmethode oder Ihre Zugangsdaten brauchen sie nicht. Unser Ratgeber, wie Sie die Abholdaten der Umrah in einer letzten Nachricht mit der Familie teilen, enthält eine Vorlage, die gut dazu passt.
Warum nicht einfach das Passwort des Kontos weitergeben?
Es ist verlockend, die eigenen Zugangsdaten weiterzugeben, damit die Eltern alles selbst sehen können. Meist schafft das mehr Probleme, als es löst: Dann können zwei Personen widersprüchliche Anträge stellen, ein älterer Elternteil kommt im Ausland auf einem neuen Handy womöglich nicht mit der Anmeldung zurecht, und in Ihrem Konto stehen Ihr Zahlungsverlauf und andere Buchungen. Lassen Sie das Konto bei der organisierenden Person und schicken Sie den Reisenden die nötigen Angaben in einer Form, die sie ohne Anmeldung lesen können.
Was Ihre Eltern dabeihaben sollten
Akkus werden leer, und der Empfang kommt und geht. Die Reisenden sollten das Wichtigste auf Papier und auf dem Handy haben.
Ein ausgedrucktes Blatt pro Fahrt in großer Schrift funktioniert für die meisten Eltern. Darauf stehen Datum und Uhrzeit in saudischer Zeit, wo sie abgeholt und wohin sie gebracht werden, das Kennzeichen des Fahrzeugs, sobald Sie es haben, die Buchungsnummer und die Telefonnummern mit Beschriftungen wie „Aisha (Tochter, Großbritannien)“. Liest ein Elternteil Urdu, Bengalisch oder Arabisch leichter als Englisch, ergänzen Sie die wichtigsten Zeilen auch in dieser Sprache.
Unser Ratgeber, wie Sie Umrah-Reisedaten offline griffbereit halten, zeigt, was aufs Papier und was aufs Handy gehört. Nutzt ein Elternteil überhaupt kein Smartphone, lesen Sie unseren Ratgeber, wie die Abholung für ältere Pilger ohne Smartphone gelingt.
Die Eltern vor dem Bezahlen prüfen lassen
Eltern wollen die Fahrt oft sehen, bevor sie bezahlt wird, vor allem, wenn sie sich beteiligen oder ein Geschwisterteil die Kosten mitträgt. Screenshots sind dafür nicht nötig. Aus dem Warenkorb lässt sich ein sicherer Prüflink per E-Mail verschicken, damit eine weitere Person die Fahrt prüfen kann, bevor eine Person bezahlt.
Lassen Sie damit Ihre Eltern oder das mitreisende Geschwisterteil bestätigen, was nur sie bestätigen können: den Hotelnamen, die Zahl der großen Koffer, die sie wirklich mitnehmen, und ob ein Rollstuhl oder Kindersitz gebraucht wird. Unser Ratgeber, warum Sie einen Umrah-Transferpreis per Prüflink statt per Screenshot teilen sollten, erklärt, warum der Link mehr Kontext liefert als ein Bild.
Bezahlt wird dann von einer Person. Pilgrim Taxi nimmt die volle Zahlung online beim Bezahlvorgang entgegen; in der Buchung selbst gibt es also keine Anzahlung, die unter Angehörigen aufzuteilen wäre. Wie die Kosten geteilt werden, ist eine Absprache innerhalb der Familie.
Nach der Buchung: Änderungen bei Kontakten, Uhrzeiten und Reisenden
Pläne ändern sich auch, nachdem Sie Umrah-Fahrten für die Eltern gebucht haben, genau wie bei allen anderen. Ein mitreisendes Geschwisterteil sagt ab, ein Elternteil bekommt ein neues Handy, oder der Flug wird verlegt.
Änderungen bei Kontakten. Eine neue Telefonnummer der reisenden Person oder ein neuer Notfallkontakt lässt sich nicht über die Online-Anträge ändern; wenden Sie sich dafür an das Buchungsteam. Schicken Sie die Änderung über die Kontaktseite mit der Buchungsnummer und einer klaren Beschriftung, zum Beispiel: „Neue Telefonnummer der reisenden Person für die Abholung am Flughafen am 14. März: +44 7700 900456 (Imran, Sohn, reist mit).“
Änderungen der Uhrzeit. Im Konto können Sie bei einer bezahlten Buchung vor der Abholzeit „Neue Abholzeit anfragen“ nutzen. Die Anfrage bleibt ausstehend, bis das Buchungsteam sie genehmigt. Wird sie genehmigt, kommt eine Umbuchungsgebühr von 5 £, umgerechnet in die Buchungswährung, zum Betrag hinzu, der bei der Abholung bar an den Fahrer gezahlt wird. Wird sie abgelehnt, kostet sie nichts. Pro Buchung ist jeweils nur eine offene Anfrage jeder Art möglich.
Andere Änderungen. Online lässt sich nur die Uhrzeit ändern. Abholort, Ziel, Zahl der Fahrgäste und Fahrzeug nicht. Dafür ist das Buchungsteam zuständig, oder es braucht eine neue Buchung plus einen Stornierungsantrag.
Stornierungen. Bei einer Stornierung durch die Kundin oder den Kunden gelten unsere Stornierungsbedingungen (kostenlose Stornierung mit voller Rückerstattung bis 48 Stunden vor der Abholung; innerhalb von 48 Stunden wird der Anzahlungsanteil des Preises einbehalten). Storniert das Unternehmen oder der Transportpartner oder kann die Fahrt nicht durchgeführt werden, erhält die Kundin oder der Kunde für die betroffene Fahrt eine volle Rückerstattung. Den vollständigen Wortlaut finden Sie in den Stornierungs- und Erstattungsbedingungen. Sprechen Sie mit dem Buchungsteam, bevor Sie etwas stornieren.
Kommt durch eine Änderung ein Barbetrag für den Fahrer hinzu, zeigt das Konto „Bar an den Fahrer zu zahlen“ mit dem Betrag in der Buchungswährung. Sagen Sie Ihren Eltern das vorher, damit sie nicht erst am Straßenrand davon erfahren.
Mehrere Fahrten, mehrere Reisende
Eine typische Umrah-Reise umfasst einen Ankunftstransfer, vielleicht eine Fahrt zwischen Mekka und Medina und einen Abreisetransfer. Jede ist eine eigene Buchung, und jede kann eine andere reisende Person, eine andere Telefonnummer und einen anderen Notfallkontakt haben.
Prüfen Sie die Felder Fahrt für Fahrt. Der Bruder, der mit Ihren Eltern hingeflogen ist, fliegt vielleicht früher zurück und kann dann bei der letzten Fahrt zum Flughafen nicht die Telefonnummer der reisenden Person sein. Ein Elternteil, das ohne saudische SIM-Karte angekommen ist, hat bis zur Abholung am Hotel vielleicht eine. Auch Ihre eigene Erreichbarkeit kann sich ändern: Der Notfallkontakt für eine Fahrt am Dienstagnachmittag kann ein anderer sein als für eine Ankunft am Samstagabend.
Ein Praxisbeispiel: Familie Malik
Aisha Malik in Birmingham bucht die Fahrten für ihre Eltern Tariq und Nasreen, die im Februar nach Jeddah fliegen. Ihr Bruder Omar reist in der ersten Woche mit ihnen und fliegt dann nach Hause.
Rollen für die Abholung am Flughafen. Aisha ist die organisierende Person und gibt beim Bezahlen ihre eigene Mobilnummer an. Tariq ist als reisende Person mit seinem Passnamen eingetragen. Omars Mobilnummer mit getestetem Roaming ist die Telefonnummer der reisenden Person, weil Tariq selten bei unbekannten Nummern rangeht. Notfallkontakt ist Aishas Mann Bilal, der spät arbeitet und wach ist, wenn der Flug um 01:40 Uhr saudischer Zeit landet, in Großbritannien 22:40 Uhr.
Prüfung vor dem Bezahlen. Aisha schickt den Prüflink an Omar, dem auffällt, dass die Familie inzwischen fünf große Koffer hat, nicht vier. Aisha ändert die Suche vor dem Bezahlen, und die Ergebnisse zeigen nur noch Fahrzeuge, in die alles passt.
E-Mails. Zuerst kommt der Zahlungsbeleg, dann die Bestätigung. Aisha wartet auf „Bestätigt“, bevor sie der Familie Bescheid gibt. Als die E-Mail zur Fahrerzuweisung eintrifft, überträgt sie Kennzeichen und Hinweise zum Treffpunkt auf das ausgedruckte Blatt ihrer Eltern und in den Familien-Chat.
Die späteren Fahrten. Für die Fahrt von Mekka nach Medina, nachdem Omar abgereist ist, wird Tariqs Nummer zur Telefonnummer der reisenden Person. Aisha hat ihn gebeten, das Annehmen unbekannter Nummern zu üben, und schreibt in die Buchungsnotizen, dass er Urdu und etwas Englisch spricht. Für diese Fahrt tagsüber ist Aisha selbst der Notfallkontakt.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Die Nummer der organisierenden Person zu Hause als Telefonnummer der reisenden Person eintragen.
- Als Notfallkontakt jemanden angeben, der zur Abholzeit schläft oder nicht erreichbar ist.
- Die Zugangsdaten des Kontos statt der Fahrtdaten weitergeben.
- Den Eltern schon auf Grundlage des Zahlungsbelegs sagen, dass das Auto gebucht ist, bevor der Status „Bestätigt“ lautet.
- Davon ausgehen, dass die Kontakte der Ankunftsbuchung für spätere Fahrten übernommen werden.
- Stornieren und neu buchen, um einen Kontakt zu ändern, statt zuerst das Buchungsteam zu fragen.
Checkliste: Umrah-Fahrten für die Eltern buchen
- Legen Sie für jede Fahrt fest, wer organisierende Person, eingetragene reisende Person, Telefonkontakt der reisenden Person und Notfallkontakt ist.
- Verwenden Sie den Passnamen der hauptreisenden Person.
- Wählen Sie als Telefonnummer der reisenden Person die Nummer von jemandem, der bei der Abholung dabei ist, dessen Handy in Saudi-Arabien funktioniert und der auch abnimmt.
- Wählen Sie einen Notfallkontakt, der nicht mitreist, zur Abholzeit erreichbar ist und den Plan kennt.
- Tragen Sie die Telefonnummer der Gruppenleitung nur ein, wenn die Gruppenleitung wirklich dabei ist.
- Schreiben Sie jede Nummer vollständig im internationalen Format.
- Schicken Sie den Prüflink aus dem Warenkorb an die Reisenden, damit sie Gepäck, Hotel und Bedürfnisse vor dem Bezahlen prüfen.
- Warten Sie auf „Bestätigt“ und geben Sie dann die praktischen Angaben weiter, nicht die Zugangsdaten.
- Übertragen Sie Kennzeichen und Hinweise zum Treffpunkt aus der E-Mail zur Fahrerzuweisung auf ein ausgedrucktes Blatt.
- Prüfen Sie vor jeder späteren Fahrt deren Kontakte erneut.
- Schicken Sie Änderungen bei Kontakten mit der Buchungsnummer an das Buchungsteam und nutzen Sie das Konto nur für Änderungen der Uhrzeit.
Sind die Rollen verteilt, öffnen Sie die Fahrtsuche von Pilgrim Taxi, suchen Sie die erste Fahrt Ihrer Eltern mit den richtigen Fahrgästen und dem richtigen Gepäck und füllen Sie beim Bezahlen die Angaben zur reisenden Person und zum Notfallkontakt genau so aus, wie Sie es geplant haben.